完善数字档案编研工作对策探寻

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　　随着《全国档案信息化实施纲要》的发布实行，目前，经济条件较发达地区的各级档案馆，都在积极投身于数字档案馆的建设工作之中。随着数字档案馆的建立和发展，数字档案编研工作已经摆在档案编研人员的案头，如何做好数字档案编研工作，更好地服务于社会，已成为档案编研人员不得不深入思考的紧要问题。
　　
　　一、数字档案编研工作存在的问题
　　
　　数字档案编研工作主要存在以下几个问题：
　　一是社会利用需求的广泛性与档案编研服务有限性之间的差距。主要表现在数字档案编研的数量还处于初步发展阶段，暂时不能满足利用者多角度、多层次的需要。一些档案编研成果相对简单，有些档案编研成果虽然已经上网，但大多数只有目录和图片，没有任何必要的说明文字，让人看了不知所云。像四川“巴县档案”那样提供编纂后的档案原文浏览服务的高质量的编研成果不多。由于查不到原文，此类“编研”只能起到提供线索的作用，不能满足利用者即点即下载即利用的需要。另外，档案编研工作仍处于“以我为主”的局面，笔者点击卜些经济较发达城市的档案信息网，在“与我联系”、“给我留言”等这些与利用者可以产生互动的栏目中，利用者的留言很少，这种状况没有很好地体现档案编研工作的根本属性――服务性。
　　二是档案编研技术力量薄弱。数字档案编研工作对档案编研设备和编研人员的技术层面上的要求很高，档案编研人员除要具备专业知识外，还要具有掌控现代计算机技术和网络技术的能力及捕捉和处理信息的能力等。如笔者打开某一档案部门网站的“声像档案”后，发现仅有一张图片，没有任何声音，与人们期待的在线音频、在线视频相差甚远。
　　三是发展不平衡。进度相差大。在调查中发现，数字档案编研工作发展极不平衡。有些省级档案馆和经济发达地区的市级档案馆数字档案编研工作开展得还比较好，一些地区特别是县级市档案部门，由于资金缺乏，基本没有开展此项工作。这主要是因为我国档案信息网络化工作还刚刚起步，而且发展很不均衡，主要表现有三方面：一是由于经济水平上的差距，有些经济不发达地区无法配备数字档案编研工作必需的设备，根本无法开展数字档案编研工作。二是有些地区虽然开展了数字档案编研工作，但与其他地区相比，比较粗糙，呈现出技术水平发展的不平衡性。三是从地区分布来看，东部沿海地区发展快，西部发展慢；南方经济发达地区发展快，北部地区发展慢，呈现出地域发展的不平衡性。
　　
　　二、加强数宇档案编研工作的对策
　　
　　加强数字档案编研工作，要全面发挥数字档案馆和各种信息中心的作用，充分利用现代网络技术，不断提高档案工作人员的自身素质，应从以下两方面着手：
　　
　　(一)向全社会开放的数字档案信息的编研
　　对向全社会开放的数字档案信息应以档案馆为主，充分调动社会各界力量使之自行编研，形成更多的档案编研精品，更好地服务于社会。
　　1　与相关部门合作，走社会化档案编研之路
　　走社会化档案编研之路的途径主要有四个：
　　首先要与图书、情报等信息部门台作，尤其是图书馆界。历来“档案”就与“图书”同根同源，图书馆界与档案界同样是信息服务部门，数字图书馆的建设要早于档案馆，也更成熟些。数字图书馆的建设与投入使用使图书部门拥有了海量信息，作为对档案信息进行二次加工的档案编研部门应抓住当前有利时机，充分利用数字图书馆的相关信息资料，编制档案编研精品。
　　其次要与相关政府部门合作。在信息时代。网络技术的发展使这种合作变得更加容易，现代技术的广泛应用，使各项合作均可在网上进行，节省了时间和空间，还提高了彼此的工作效率。如要编写关于新农村建设的编研资料，与农委等涉农部门合作，要编辑与环境有关的资料，与环保部门合作-要编写经济资料，与财政、税务等部门合作等。
　　第三要注意馆际之间的合作。建立档案信息的网络资源，实现档案信息资源共享。是档案工作的必然发展趋势。档案编研工作应适应这一新形势，加强馆际之间的合作与交流，采取联合或合作编研，从而保证档案编研信息的丰富化和系统化。这种合作既包括本档案馆(室)内部各部门之间相互开放的档案编研工作，形成以档案编研部门为主导，其他部门协作编研的一种全新的编研体制，又包括与国内其他与编研课题相关的单位部门乃至国外档案馆的合作。
　　第四借鉴国外档案界成功经验。如新加坡、莫斯科档案馆在合作开发档案信息资源方面已经作了有益的尝试，他们的成功经验值得我们借鉴。新加坡档案馆档案工作者认为，“档案工作者必须学着与其他专业人员和竞争对手合作，以获得支持和资金。”在过去几年里，新加坡档案馆按照这一理念，积极与信息产业和其他信息提供者进行合作，解决了长期困扰档案编研工作的资金、技术等诸多问题，获益不小。
　　
　　2　做好数字档案编研人员培训。增强现代化技能和处理信息能力
　　做好数字档案编研工作，要从提高编研人员业务能力人手。一是要提高业务素质。《全国档案信息化建设实施纲要》中要求，要加强档案管理人才队伍建设，这说明国家已将档案专业人才队伍建设放到一个相当重要的位置。由于数字档案在管理中还存在原始性确认、档案信息的可读性、档案信息保存的长久性等诸多问题，因此，数字档案的编研工作较纸质档案复杂得多。它不仅要求档案编研工作者掌握档案专业知识，还要善于捕捉信息，提高对信息的收集、理解、分析处理能力。要掌握计算机技术，充分利用网络资源，能独立完成档案信息资源的提取、鉴别选择、提炼加工、制作目录、网上传输，最后制作出用户可直接利用的电子刊物、数据文件等可视资料。二是要提高创新能力。首先要在观念创新，从转变观念上下工夫，把创新真正变为每一位档案编研工作者的自觉行为，要认识到只有不断创新，才能运用新技术、新方法更好地开发档案信息资源，才能提供更多更好的信息给社会利用。三是要不断学习，有针对性地阅读相关书籍，如档案宣传刊物，国家档案局、中央档案馆的一些重要文件和档案专业书籍等，提高档案业务知识和编研知识。还要走出去学，主要是到数字档案编研工作突出的档案馆学习，学习先进地区的选题、编排、网络出版发行的先进经验，然后学以致用：更好地促进本地的数字档案编研工作的发展。
　　
　　3　充分利用网络资源。优化档案信息网络服务
　　网络不仅给档案利用者带来便利，同时也给档案编研工作开辟了一条通往外界的绿色通道，充分利用网络这个桥梁，有助于档案编研工作实现质的飞跃。一是通过网络检索资料。主要是通过网络查寻其他档案部门、图书馆、博物馆等部门所保存的相关原始信息。网络中的资源巨大，检索速度快，“一点即达”，大大减少了档案编研工作者的等待时间。二是通过网络提供选题，档案编研工作者利用网络进行选题应从以下两方面人手。一方面要随时浏览时事要闻，了解社会动态。另一方面是积极主动的与档案用户进行交流，了解百姓所需，结合馆藏实际情况进行选题，可以起到很好效果。三是通过网络与利用者进行互动。在网络环境中，编研工作者通过网络可以从选题策划阶段即在信息传播之前，就与利用者建立交流与反馈，使原来相对独立的两个系统较好地结合在一起，利用者不再只是被动接受，编者也可避免工作的盲目性。从而优化了编研工作。三是利用网络发布编研成果，更好地服务于用户。利用数字档案进行编研，方便快捷。档案编研成果可以利用网络进行及时发布，以更好地服务于用户。这种服务分为两部分，一种为免费服务。即档案用户不用付费就可以自由下载、使用档案编研成果。另一种则是有偿服务。档案编研既要注重社会效益，又要体现经济效益，这也是适应社会主义市场经济大环境的需要。
　　
　　(二)未向全社会开放的档案信息的编研
　　这里所说的未向全社会开放的档案信息指的是，限制一定利用范围的档案信息，主要由档案馆自行编研，提供给一定的利用者使用。充分发挥这部分档案信息资源的重要价值，一要加快档案信息开发力度，缩短档案编研成果形成周期。档案编研人员要熟悉馆藏，了解档案利用者的利用需求，结合实际工作加快档案信息开发力度，多出“短平快”的档案编研成果，及时提供档案信息供利用者利用。二要注重档案编研成果质量，增强实用性与可读性。据调查，这部分未向全社会开放的档案信息多是为各级党委和政府政治工作服务的，因此在进行编研时。要保质保量，注重实际效果。三要选择适当的传播手段，确保档案编研成果的安全。由于这部分档案信息没有完全对社会公开，因此要选择适当的传播手段，可通过交换，局域网或政务网来传播，在传播中要注意保密，以确保档案编研成果的安全。

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