谈档案编研工作的新思路

来源:用户上传      作者: 王永军

　　[关键词]信息；服务；素质
　　
　　信息技术是计算机、通信和网络三项技术的融合。其高密度的信息储存技术，高速度的信息传递技术，高效率高质量的信息查询技术，在变革了收集、组织、传递和使用信息的方式的同时，也使信息服务的机制、结构以及服务手段发生了巨大的变化。档案编研作为编辑、研究、加工、输出档案信息，实现信息资源共享的服务方式，不可避免地受到信息技术的巨大影响。因此，如何充分利用信息技术，更好地提供网络服务，将成为档案编研工作的研究方向。
　　一、信息技术改变了档案信息收集获取方式，改进了研究加工手段，提高了工作效率和工作质量
　　信息技术对方法的改进是全方位的。数字化存储与网络传输，可以将图书馆、档案馆室等搬进编研工作者的办公室，足不出户查阅所需信息。文本与图像扫描、快速检索等技术手段可以代替大量繁杂的文献查阅和抄录、修改工作。通过检索和统计分析软件,可以比较容易地对档案信息作出量化分析。通过网络数据库,可以了解国内外同行研究者最新的研究动态和成果,还可以通过电子邮件及时与同行交流,不断开拓视野,更新研究范式。在编写中，充分利用计算机网络技术，检索出所涉及的人物或机构及地区范围等线索。经核对后，可以直接进行插入、编辑，省去了重新录入的工作量，大幅度地提高了编研工作效率和工作质量。
　　二、信息技术改变了服务的理念，促进了档案编研传统功能模式向开放式、网络式的信息服务模式转变
　　信息技术的应用，促使档案编研载体及传播媒介从有形实体向虚拟网络转变，网络服务成为当前和未来档案编研工作的主要服务方式之一，有利于充分发挥档案编研服务作用。传统的档案编研的服务方式一般借助纸张等实体物质，以图书、期刊、报纸、内部刊物等形式，向社会提供档案信息。这种服务方式存在周期长、单一、时效性差、更正错误不及时、费用高、传播范围窄等不足。随着信息技术的发展，借助于网络提供的虚拟空间和平台，档案编研工作变得更为灵活、迅捷。在网络环境下，档案编研工作集传统出版方式优点于一身，且可以忽略传播中介的依赖，同时保证档案信息传播的时效性与大容量，节省费用，能够随时更正工作中出现的错误。
　　1.信息技术改变了传统的档案汇编出版模式，拓展了传播范围。简化了档案汇编的出版流程，省略了出版社―印刷―发行―零售等多个环节。加快了档案信息的传递速度，突破了发行数量的制约，从而扩大了读者范围，降低了编研成本。
　　2.档案编研工作实现了从半封闭系统向开放性系统的转变。传统档案编研工作属于半封闭系统，只是在选题及提供利用时才能得到部分用户的反馈和意见，缺乏互动。借助信息技术的交互性，编者可以将自己的编研工作计划与档案汇编成果发布在网上，通过BBS公告栏、网上聊天或以电子邮件的方式让浏览者提出自己的意见与具体要求，并向编者提供材料线索及错漏。既可保证选题的精确和新颖，也可防止重要材料的遗漏，实现了服务双向性。
　　3.信息技术改变了档案编研汇编的单一形式，形成服务多样化由于传统编纂印刷形式的制约，传统的档案汇编多以较为单一的形式出现，一般以文字为主，辅之少量的图片，或以声像为主，辅之少量的文字说明，缺乏足够的吸引力。信息技术为用户提供了集图、文、表、音于一体的超文本信息。这些信息存放在分布于全球的相应服务器中，这些计算机中的文件彼此间可以建立一定的关系。用户通过检索可以搜索到相关的各种形式的档案信息。不仅可视，而且可听，全方位多样化的信息服务更能满足用户需求。依托信息编辑技术的支撑，档案编研可以做到文字、图片、声音、影像、动画等多种形式并用，实现较强的感官冲击，达到良好的艺术效果，提高汇编质量和观赏性。
　　三、信息技术对档案编研工作者的统合素质提出了更高的要求
　　档案编研水平的高低，主要取决于编者的综合素质。信息时代,信息服务在信息源、服务对象、内容、方式、手段等方面都发生了变化，对档案人员素质、工作技能和工作效率提出了新的要求。信息技术对档案编研服务及其工作人员的影响是深远的。信息技术使档案编研变得更加便利和高效，使资源共享更容易实现。只有传统的方式与现代的信息技术相结合，人和机器相协调，才能为读者提供更加优质的信息服务，才能提高档案编研工作的水平。
　　1.转变观念，树立网络服务意识。档案编研工作者要解放思想，开拓思路，牢固树立网络服务意识，积极参与文献信息网络的共建，充分利用各种信息技术，主动为用户提供准确、快捷、便利的档案信息利用渠道，实现文献信息资源共享。同时，还要具备敏锐的信息意识和高度的安全意识、超前意识，掌握合理的资源共享尺度，注意维护档案本身真实性和安全性，在不危害国家、社会利益的前提下实现信息资源共享。
　　2.档案编研工作者应具备全面的知识结构。由于信息量的巨大和类型的多样，加上档案用户对档案信息个性化、深入化的要求，使得档案工作者必须改变传统的单一知识结构，不但要精通档案编研专业知识，还要懂得其他相关学科的知识，如计算机、网络、通讯、法律、管理、外语等知识。还应不断提高文字表达能力，除了能用准确、清晰、精练的文字来编写档案汇编外，还学会过滤、筛选网上信息，要为档案用户提供更优质、更高效的深层次服务。
　　3.建立人才激励机制和竞争机制。高素质的人才是搞好信息服务的保证。在知识经济时代，人才是一种资源，在档案机构发展中起重要和决定的作用。因而，要以人为本，建立人尽其才、才尽其用的激励机制和竞争机制。宏观上，国家应对档案机构给予重视，从人才培养上给以扶持，提高档案专业教育水平，建设一支高素质的档案队伍。微观上，各档案机构应重视档案工作人员的培训、协调，创造最佳团队，实现人才最佳配置。
　　随着信息技术的发展，对档案编研工作产生了深刻的影响。我们应认真审视信息技术对档案编研工作理论与实践的冲击，充分认识与利用信息技术带来的良好的发展机遇和契机，及时调整编研观念，认清未来档案编研工作的格局，大力培养新型编研人才，做好信息时代的档案编研工作。□（编辑/惠霞）

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