从实际出发做好企业档案编研工作
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作者: 赵 颖 王芳莉
档案是企业各项活动的真实记录,是了解各方面情况的信息资源,是企业进行各项经济活动的重要依据和必要前提条件,档案管理的最终目的之一是为经济建设提供服务。保管再好的档案,如果不注意利用,也就无保存价值。
那么,目前各基层单位的档案部门是否能编写出既实用又有深度的编研材料呢?根据对下业务指导工作实践,在企业档案目标管理评定过程中了解的情况,各单位档案部门要开展深层次加工编研难度很大,困难较多。各档案部门提出的编研材料,一般性的汇编,浅层次加工的数量较多,深层次材料较少。为了把档案信息的编研工作广泛深入地开展起来,提高到新水平,结合工作实际,浅谈以下几点看法:
一、从实际出发,选择有实用价值的编研课题
选题是否恰当,直接关系编研材料的价值和质量。选择课题可以有以下办法:
1.了解企业发展规划和年度工作计划,从中寻找可供信息的专题内容。
2.企业档案负责人通过参与各种会议了解各方面工作对信息的需求情况,选定实用的编研课题。
3.召开档案用户座谈会,邀请使用档案比较多的单位和岗位上的专业人员,请他们提要求需要哪些方面的信息服务。
4.根据档案查阅利用登记簿的记录,了解哪些方面的利用率较高,对确实经常使用的信息可选择为编写汇编的专题。
二、常见的几种编研选题介绍
市场经济的建立,企业参与市场竞争,企业内部的管理体制、管理方式和经营活动内容都发生了很大的变化,档案编研工作必须紧跟客观形势的变化,选题要紧紧扣住企业各种活动的实际需要,这就需要档案编研选题要有适应性和针对性,才能编写出有实用价值的编研材料。
1.产品编研。一般情况下,企业产品的更新换代,其图纸资料和产品文件,大部分归到档案部门存档。这些档案看起来是“死”的,其实是“活”的,使用了可以体现真正的价值。档案人员利用这部分档案开展汇编,犹如鱼龙入海,得天独厚。现在有的企业档案部门将原产品和新产品进行对照汇编,从中分析新老产品形成的历史规律,预测新产品开发趋向,有的将几种产品进行分类汇编,对产品的设计、工艺、成本受市场欢迎程度进行比较,从而确定新产品开发的取向。
2.编写年鉴。年鉴属于企业综合性的档案参考资料,集企业党政、经济和其他工作于一体。编写年鉴的作用在于积累档案材料、丰富档案内容、开发档案信息、促进档案利用,为编写地方和企业史志奠定基础,创造条件。有的企业坚持每年编写年鉴,形成了良好的环境,为开发和利用档案信息开拓了一条有效途径,并且尝了甜头。
3.信息编研。在企业生产经营中,形成了大量的内部和外部信息,内部有直接来自本单位的档案,有本单位各类人员近期工作活动形成的材料;外部有上级下达的精神,有其他单位提供的资料。这些信息涉及广泛,内容丰富充实,但是只作档案参考资料不能全盘吸收,需要进行一番认真整理的研究考证工作,筛选出对生产经营有用的信息。然后,对这些信息进行严密的综合归纳,细致的编写加工,形成信息化、条理化的参考资料,解决生产经营中的实际问题。
4.图片资料汇集。图片资料是企业档案的一个重要门类,同其他档案材料相比,其优越性是通过直观外型和文字描述,生动客观地展示企业面貌、生产经营状况、产品工艺、工装设备的构造、性能和用途,使人们留下具体深刻的形象。在企业生产经营中,每年都要形成一定数量的图片资料,企业档案部门认真进行收集、归档、登记造册,既丰富了档案内容,增加信息含量,又可以为企业提供利用,促进生产经营。
5.信息报导选编。在激烈市场竞争中,企业为了争取主动权,塑造企业形象,增加知名度,通过各种新闻媒体,刊登广告,发表文章和言论,介绍企业历史、生产经营情况。这些信息通过舆论的作用,传播极快,影响很大,同其他信息不能比拟。企业档案部门对新闻报导信息应及时加以收集积累。经过分类整理,将有关信息选编为参考资料,提供企业利用。
三、抽调有良好素质的人员参加编研工作
企业档案管理工作反映了一个企业的综合管理素质水平,企业档案编研工作不能是档案部门“独家经营”,应调动各有关方面的专业人员共同去完成。
1.由档案部门人员自己编写。
2.由档案部门和有关业务部门分别指定专人共同编写。这种方法适用于所选课题业务性较强,需要请有关业务部门配合,共同来开发和编写好选定的课题。
3.由专业技术人员来编写。对于生产管理和技术开发工作所需要的专题信息,档案中有一些,但不是很多,而有些专业技术人员则通过阅读大量书籍、杂志及国内外文献、情报,从中获得了许多新的知识,要将这类信息汇编写出来,就要请这些专业技术人员来做编写工作。
四、充分发挥档案编研成果的作用
为了很好地发挥编研成果的作用,应广泛宣传、出版、发行,积极提供利用。
1.一项编研工作结束,编研成果问世,可以利用企业报刊、广播、电视、板报、网络等宣传工具,或通过有关会议,及时向企业发布编研工作信息。用这种方法介绍编研工作成果,传递档案信息,可以起到增加透明度,吸引职工利用编研成果。
2.为扩大编研工作成果的影响,提供广泛利用,将编研资料公开或内部发行。企业转换机制,企业领导或有关人员出于工作需要,迫切希望为他们提供信息,就是采用公开内部发行出版的办法。将编研资料印刷成册,发至企业领导、专业技术人员和业务人员手中,一定会取得很好的效果。
3.以档案编研资料为内容,举办各种形成的展览会,让编研资料与职工见面,加深对编研资料的印象,了解档案信息的内容,增进利用的需求,有利于扩大编研成果影响。
4.市场经济是竞争的经济,信息千变万化,企业生产经营适应市场经济的变化,对信息的要求高、节奏快,因此,档案编研利用不能“坐等上门”,应该主动服务,“跟踪利用”,让档案编研成果在企业的各项活动中真正发挥作用。□
(编辑/刘佳)
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