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浅析企业财务共享中心模式的发展局限和解决对策

作者:未知

  [摘要]2013年12月6日财政部印发《企业会计信息化工作规范》中第34条提到:“分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中,逐步建立财务共享服务中心。”到目前,财务共享中心的模式已被诸多国内大型企业集团广泛应用。但随着企业不断发展完善,共享服务中心模式也存在许多亟待解决的问题。本文主要分析了财务共享中心模式发展过程中的局限性并提出解决方法。
  [关键词]财务共享中心模式 企业集团 局限对策
  财务共享中心最早起源于1981年美国的福特公司,20世纪80年代中末期,财务共享服务初见规模。2005年,中兴通讯成为第一家建立财务共享中心的中国企业。此后,更多集团公司纷纷在中国建立财务共享中心。许多大型国有企业如中石油、中石化、中国联通等开始尝试建立财务共享中心,部分实力较强的民营企业如华为、阿里巴巴等也加入进来,共享服务中心在中国的发展空间越发广阔。
  一、建立企业财务共享中心的意义
  (一)统一集团企业核算标准
  集团企业业务多元化,分支机构众多,类型庞杂,不同主题都有其独立的财务核算原则和标准,导致企业内部财务核算与审批标准的不一致。即使核算标准统一,也因财务数据分散、信息共享性差,难以对子公司和分公司进行有效的监督控制,使集团企业的信息透明度和控制力较弱,内部控制存在风险隐患。建立企业的管理财务共享中心可以有效保证集团内下属企业的会计核算标准统一化和审批标准的一致性,统一财务核算标准,集中管理以降低企业财务风险。
  (二)节约集团企业整体成本费用
  纵观国内已经建立财务共享中心的公司不难发现,企业集团财务共享中心的选址往往选择非一线城市或一线城市的郊区地段,主要原因是这些地区的人力和租金成本较低。由于集团企业组织庞大,分支机构众多,所有分支机构都需要相应的财务岗位相匹配。由此,及时转型建立企业财务共享中心能够有效控制成本,降低企业固定费用和管理成本开支。
  (三)提升财务核算与制单效率
  财务共享中心对业务的处理类似工厂的流水线,企业业务端人员将原始资料上传系统后按不同业务类型进行派转,经共享中心专人审核后進行会计处理。由于业务分工细化,每个专业人员只处理单一类业务,因此制单速度大幅提升,能有效提高单据处理的效率,实现规模效应。
  二、企业财务共享中心存在的局限
  (一)财务与业务联系不紧密
  由于共享中心选址更多考虑成本因素,且集团公司分支机构众多,财务共享中心与业务部门相分离,对实际业务的实质缺乏了解,只能单纯依赖前端业务人员沟通取得部分信息。如果前期业务人员误将同样的单据多次提交造成重复的付款或入账,或因审批限制将大额的发票拆分再分批次进行报销,提交的多次业务又恰好派转给不同的审批核算人员,那么很难及时发现与纠偏。如果上传至共享平台的电子版单据与本地的实际单据有出入,而共享平台人员毫不知情,则极大可能产生内部经营风险。若共享中心没有有效的检查与审核机制,会造成内部控制混乱。
  (二)员工个人发展的局限性
  由于财务共享中心分工高度明晰,财务共享中心的财务人员对业务的发生,及自身负责范围以外的账务处理了解甚少。若脱离共享中心,则单一人员对整个财务状况一无所知。且共享中心的工作重复性极大,容易产生疲劳和焦虑的情绪,影响工作积极性。从集团公司的角度考虑,共享中心的设立及易造成人员流失,也很难为公司培养财务后备人才。
  (三)ERP对共享中心的限制
  财务共享中心建立的基础是企业ERP系统,往往还连接资金管理、税务管理、业务管理、合同管理、影像管理、报表管理等多个操作系统,接口众多且系统集成规则复杂。ERP信息系统规则由后台统一设定,无法人为干预调整。若承载所有基础信息的ERP系统出现操作逻辑错误或系统出现漏洞甚至瘫痪,即使财务共享系统平台的流程设计再完善,依旧会导致整个公司企业的内控混乱,对业务发展和财务核算产生极大风险。
  三、对应解决策略
  (一)优化内部流程,改进审核机制
  财务共享平台上线后,要在之前搭建的管理模式下继续充分实践和调研,进一步梳理内部流程,从不同角度查找漏洞,优化财务共享人员操作规范,进一步防止各类风险的发生。通过优化共享系统操作平台设计,使财务共享中心审批人员的每笔业务的每个审核关键点都在系统留痕,方便事后查找操作记录。设计有效的审核程序以规避同一事项的多次发生,将共享中心的审核机制与预算管理相结合,并配合发票查验平台、电子机器人上线和其他智能技术方式的推进,建立完善的电子化审核机制。
  (二)设立财务人员的轮岗机制和绩效考核标准
  受企业集团上线财务共享平台影响最大的就是财务人员,传统的财务人员面临向共享财务人员转型的需要。财务操作人员作为财务共享服务中心平台中数量最多、规模最大的直接生产者,因既定流程设计的标准化,对财务操作人员的专业素质和技能要求不高,但是工作量繁重且内容的重复性很大,易产生不良情绪。因此设立定期轮岗制度,让共享人员参与到不同核算流程,有助于学习进步和转换思维,构建全面整体化的财务思维逻辑。同时开展课程加强培训,提高核算人员的财务核算能力、数据分析能力及风险防范能力。通过有效的绩效考核机制,调动共享平台员工的工作积极性,提升工作效率,并将考核与薪酬职位绑定,为共享人员提供向上发展的晋升通道。
  (三)优化系统
  上线财务共享平台的集团企业需聘请专业的信息技术人员,负责调试ERP系统以及其内部链接的各个系统,有效整合各个系统和不同系统中的数据。完善数据整合水平和数据间的逻辑关系,使业务数据能自动生成财务信息。推进会计凭证电子化和电子凭证归档模式的发展,使不同平台的凭证信息有效连接。在上线财务共享系统的集团企业引入IT审计,定期对企业进行审计,保证技术可信、内部控制有效、数据平台安全,以有效防范因系统原因造成的内部风险。
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