利用档案信息资源 如何做好档案编研工作

来源:用户上传      作者: 冯义 刘洋 孙婉婷

　　 摘 要： 在档案事业中，档案编研工作是档案部门主动提供系统服务的一种方式，是保护档案原件和长远流传的有效措施，也是提高档案部门工作水平的一个重要途径。目前，档案编研工作总体上处于初级阶段，应广泛宣传档案工作，使更多人了解档案编研的重要性和必要性，针对编研工作中存在的问题，利用档案信息资源，不断强化意识，从而采取有效的措施使编研工作不断发展，使档案编研成果更有时效性和实用性。只有这样，档案编研工作为现实服务的作用才能彰显。
　　 关键词： 档案； 信息资源； 编研工作
　　中图分类号： G273 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）05-0116-01
　　
　　 档案编研工作是以馆(室)藏档案资料为主要物质对象，以主动提供或公布档案信息为主要物质对象满足社会利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。那么，在社会主义市场经济体质不断完善、改革开放和现代化建设事业蓬勃发展的今天，怎样适应社会主义市场经济需求，在新形势下坚持“以利用为中心，以服务为宗旨”的档案工作指导方针，扩展档案工作的思路，加大编研工作的力度，就成为关系档案事业发展所必须解决的重要课题。
　　 一、档案编研工作的重要性和必要性
　　 1.开展编研工作是开发档案信息资源的主要形式，是档案部门主动、系统、广泛提供档案利用的一种有效方式，是档案工作向纵深发展的标志。以往档案的提供利用，一般是利用者登门查阅。这种传统的提供利用方式，虽然利用者可以看到档案的原件，但由于条件的限制，加上案卷繁多、查阅不便，给利用者造成很多工作上的不便。档案的编研工作，则可以解决这个问题，从而大大提高利用者的工作效率，更好地为社会各界提供超前服务。
　　 2.开展编研工作是宣传档案工作的有效方法。档案工作不直接产生经济效益，不受关注，还容易被冷落；档案工作和各项事业发展就难以同步，这种现象也造成档案意识淡薄。多年来，我们在档案编研方面，做了许多有益的尝试，取得一定的成效。为领导、管理人员、科技人员查找利用档案材料提供了方便，并收到良好的效果。
　　 3.开展编研工作是提高管理业务水平的重要措施。档案工作的主要任务是收集、整理、保管档案，并提供利用。这就要求档案工作人员，不但了解档案是在什么历史条件下形成的，它具有什么作用，而且了解全局各项事业发展对档案有什么需求等等。只有这样，才能对馆藏档案做到真正的了解，才能迅速准确地为利用者服好务。而解决这个问题的重要办法，就是档案工作人员在做好收集、整理工作和制作多种检索工具的同时，深入研究馆藏档案的内容，有计划的分门别类进行编研工作，汇编史科，举办展览，制作专题目录等等，以方便利用者。通过编研工作，可以锻炼干部，培养队伍，从而提高档案工作水平。
　　 二、做好档案编研工作要强化“三个意识”
　　 1.服务意识的提高。档案编研工作是一种深层次开发档案信息的工作，是为市场经济服务的一种有效形式。它可使档案馆（室）由坐等上门、你查我调的被动服务转为主动服务，由只提供档案原件的低层次服务转为提供综合档案信息的高层次服务。目前，档案编研工作虽然重视馆藏信息的累积，却忽视档案信息的传播，编写出来的成果与外界联系不大，适用范围较小，是一种封闭状态下的自给自足。究其原因，主要是服务意识的缺乏所致。作为开发档案信息资源有效手段的编研工作，必须顺应经济建设发展需要，转变观念，转变工作思路和工作方法，做好调查研究，使档案编研工作走出现行的圈子。同时，应加强与各部门的联系，寻找密切联系的结合点，走向社会、走向市场。编研工作只有紧密围绕本地区的中心工作、关注社会各界热点问题，牢牢抓住利用者的需求焦点，把握好为历史服务和现实服务的结合点，把握好内部服务和社会服务的结合点，才能编研出具有地方特色的编研成果。
　　 2.创新意识增强。创新是一个民族的灵魂，是一个国家的兴旺发达的不竭之力。只有不断挖掘，勤于思考，坚持学习与创新、继承和发展相结合，才能确保档案编研成果与时俱进。首先，要勇于创新。不能仅仅满足于学习前人既有的程序和套路，应该在学习和继承前人长处的基础上，结合新形势、新特点，大胆革除不合时宜的因素，以创新的思维对内容和形式实施新的整合。只有这样、才能找到存在的差距，从而创新思维、创新工作模式。其次，要善于创新。要深入研究和认真总结以往工作中的成功与不足，虚心学习同行的创新经验，尤其要重视广大利用者的意见和建议，在集思广益的基础上制定积极稳妥的创新方略。
　　 3.求真意识的强化。档案是历史的真实记录，按照马克思主义唯物论的观点，档案编辑工作者应正确对待档案编研的内容，坚持实事求是。按照客观事物的本来面目反映事物，只报喜不报忧的做法，不仅妨碍领导对真实情况的了解和掌握，同时容易形成误导，以至于造成领导决策失误，贻误解决问题的时机。因此，客观问题的反映，宣传教育意识的强化，是档案编研工作者责无旁贷的责任和义务。
　　 三、档案编研工作中存在的问题
　　 1.馆藏不丰富，制约档案编研工作的深入展开。编研工作就是利用馆藏档案进行编辑研究的一项工作，馆藏不丰富，不能为编者提供大量翔实、系统的资料，编研工作就很难进行。
　　 2.对编研工作缺乏确定认识，编研深度不够，严重影响编研产品的质量和利用率。
　　 3.档案编研人员缺乏对各类情况的了解，难以适应新形势的需求，导致编研工作缓慢，编研水平不高。
　　 四、做好档案编研工作需采取的措施
　　 1.要利用需求为出发点，不能只满足于传统的选题、选材，应向深层次发展，既要从依据凭证性向可读性发展，从素材、半成品向信息化成品发展。因此，档案人员要充分了解社会需求，了解领导和有关部门的需求，抓住机遇、捕捉信息，因事因地致宜，最终达到优化选题的目的。
　　 2.要量体裁衣，档案编研要以馆（室）藏为基础，从实际出发，扬长避短，充充分展示和发挥馆（室）藏优势。要充分考虑档案材料的数量和完整程度以及利用价值等因素。只有具备数量充足，完整齐全的档案材料，才能编出内容丰富的编研成果。
　　 3.要在原始性、系统性、易读性上下功夫。档案人员编写出来的档案材料不能脱离实际。编研所选录的都是档案原件，并且一般不做文字上的改动，这是档案原始性。编研是按照专题组成，所选择的档案文件不仅在内容上相互联系，而且通过编排设计已构成一个有机的体系，清晰、客观地揭示事物发展变化的规律，这是所说的系统性。在编研过程中，还应强调易读性，编研人员在编研过程中需要对档案文件段落、标点、错别字和残缺的文字进行校正和恢复。
　　 4.充分利用现代化办公手段，将服务工作向广度扩展，随着信息时代的来临，档案利用网络化缩短了信息传输的时间，提高了档案的效率。通过网络，将档案以数字化上网，建立现行公开信息数据库，网上公布档案和编辑成果，利用者可以通过网络对数字化档案信息资源进行查阅，足不出户。
　　 5.要不断丰富档案资源，没有丰富的档案信息资源，就很难编出高质量的编研成果。所以，档案部门应加大档案的接受力度，逐步达到内容丰富、结构优化、实力增强的目的。在收集工作中，要体现广泛性，根据本单位的实际情况，在收集档案资料时要做到数量尽可能多，各种类、各门类的档案资料尽量齐全、完整。
　　 6.档案人员在从事编研工作需具备的条件。首先，档案人员要熟悉家底。什么样的档案利用率高，什么样的档案价值大，作为档案人员都要非常清楚，了如指掌，这样才能正确选题。其次，档案人员要有一定的专业知识和相关的业务知识，不断提高知识水平和实际编辑能力。

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