新形势下档案编研工作释疑

来源:用户上传      作者: 郑　芸

　　 档案编研工作是我国档案部门的一项传统工作，但近年来随着计算机和网络在档案工作中的应用，档案的著录、管理、检索更加完善和方便，用户可以很容易地获得档案信息，档案编研工作是否还需要继续发展?这一质疑主要体现在以下三大问题上：
　　
　　 1.担心编研工作会减少档案原件的利用率
　　
　　 诚然，档案编研工作做得越多越好，人们可以获得信息的途径就越多越容易，当然就不会舍易求难地去利用档案原件，档案原件的利用率肯定多少会受影响。但档案工作的目标是为社会保存档案，向社会提供档案信息，也就是说，提供原件不是目的，提供档案信息才是目的。这说明社会利用档案率的高低，不应作为衡量一个档案馆工作好与差的主要标准。如果人们通过编研成果就能够获得信息，是否利用了原件又何妨?当通过编研成果仍不能够满足利用要求，则用户自然会去利用档案原件，编研成果又如何能成为档案原件利用的障碍?
　　 档案原件的利用率和利用效果有两个条件：一是馆藏中有关某主题的档案相对集中，易于获得；二是利用者有足够的时间和阅读能力，能够挖掘理解档案中的信息。但这样的用户毕竟是少数，档案信息更多的利用者是各行各业的实际工作者和广大的群众，他们很多时候没有时间和精力来馆查阅档案，或由于个人知识水平的问题，解读档案原件存在困难。可见，通过提供原件和编研信息两种服务方式各有其应用范围。两者应以服务用户为中心，互相补充。
　　
　　 2.担心编研工作会造成馆内馆外抢用档案
　　
　　 档案馆开展编研工作必然要占用大量的档案资料，虽然档案信息可共享，但档案载体本身具有惟一性，是一种独占性的资源，一旦被占用，就肯定排斥社会的利用，抢用档案的矛盾就这样产生了。
　　 首先要指出的是，“编研工作会造成馆内馆外抢用档案”的表述似乎不能正确表达言者所担心的问题。编研的主体不仅是档案馆，还包括社会的文化机构，所以“档案馆开展编研工作会造成馆内馆外抢用档案”，这样的表述或许更能准确表达人们所担心的问题。当然，如果馆外机构有很好的编研选题，档案馆作为文化服务机构，应该义不容辞地予以配合，如果馆外机构的选题与档案馆的已定选题重复，则应争取合作。
　　 档案馆搞编研出于三个目的：一是以睿智的眼光选择与现实生活密切相关的尚不为人们所重视的专题进行编研，引导用户利用；二是对热门专题进行编研，方便用户利用；三是应用户要求为用户开发迫切需要的编研成果。若出于第一个目的，所选专题的利用者必定不多，出现抢用档案现象的概率极低；若出于第二个目的，一定会出现编研部门与个别用户的冲突，但既然是热门专题，则用户必定很多，即使不搞编研，也无法满足所有用户的需求，相反，对该专题进行编研则只牺牲一小部分人的暂时利益，满足更多用户的需要，更值得提倡；若出于第三个目的，本来特定用户就是要利用某部分特定档案，获得某种特定信息的，以编研部门为中介不过是改变了档案的第一利用者，而信息传递的方向并没有改变，是用户委托编研部门以其名义使用档案，更无抢用档案一说。
　　
　　 3.担心编研工作会减弱一般公众对档案的感知
　　
　　 这种担心认为：虽然编研工作大大提高了档案信息内容社会实际接受率，但人们并没有实际感受到是在利用档案，这就减弱了一般公众对档案的感性体验和认识，不利于提高档案意识和档案工作的社会地位。实际情况却是档案编研工作开展得好的档案馆，其所在地区的公众档案意识也更强些。
　　 经过分析，我们发现这些问题都只看到事物的表象，经不起进一步剖析，所以现阶段档案编研工作仍将作为档案馆业务的重要组成部分。□
　　 (作者单位：中山大学信息管理系2000研 510275)
　　

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